Oggi è l’ultimo giorno di lavoro prima della pausa estiva? Allora sei ancora in tempo per impostare il tuo messaggio out of office. Continua a leggere per scoprire tutti i dettagli di una perfetta risposta automatica.
È vero che, come te, molti clienti e fornitori saranno assenti ma se qualcuno dovesse cercarti devi essere sicuro di avere una risposta automatica che giustifichi la mancata risposta.
Oggi, vogliamo consigliarti 5 semplici Must Have della risposta automatica Out Of Office.
Come si scrive la risposta automatica nella mail?
Vediamo insieme le cinque caratteristiche che deve avere il tuo messaggio di out of office per essere efficace e colpire nel segno.
1. Comunica professionalità
Anche se stai partendo per le ferie e hai la testa già in spiaggia o senti il vento tra i capelli, non dimenticarti che il messaggio verrà inviato a clienti, colleghi e fornitori perciò massima serietà e professionalità. Insomma, contieni l’entusiasmo.
2. Comunica quando rientrerai
La cosa più importante da far sapere a chi ti scrive è la data del tuo rientro. Se ti hanno scritto è perchè, nella maggior parte dei casi, hanno bisogno di confrontarsi con te, quindi quello che vogliono sapere è quando possono trovarti. Senza fronzoli comunica le date specificando giorno della settimana, giorno, mese e anno in cui rientrerai. A esempio, se rientri il 27 agosto, sii chiaro nello specificare che sarai fuori ufficio fino al 26 agosto compreso e sarai nuovamente reperibile dal giorno seguente. Questo per evitare fraintendimenti.
3. Comunica le informazioni essenziali
Non ti dilungare nella spiegazione di dove ti trovi, del perché non sei in ufficio, di cosa stai facendo, del tuo stato d’animo e altre informazioni inutili. Vai dritto al punto. Quello che devi comunicare è che non sei in ufficio, quando rientrerai e cosa fare in caso di emergenza.
4. Non fare promesse che non puoi mantenere
Sempre per rimanere in tema di “informazioni utili”, ti consigliamo di non obbligarti a trovare un contentino da dare a chi legge il tuo messaggio. Scrivere “risponderò subito il giorno del mio rientro” è rischioso. Se non sarai in grado di mantenere la parola data, farai una pessima figura.
5. Urgenze e reperibilità
L’ultima informazione molto utile è relativa alla reperibilità. Comunica a chi ti scrive cosa fare in caso di urgenze, a quale indirizzo mail scrivere, chi chiamare o eventualmente se tu sei solo fuori ufficio ma a disposizione telefonicamente.
Vediamo un semplice esempio/modello di messaggio out of office da utilizzare quando vai in vacanza:
Buongiorno,
La ringrazio per avermi contattato.
Sarò fuori ufficio dal giorno gg/mm/aaaa al giorno gg/mm/aaaa compresi. Riprenderò l’attività dal giorno gg/mm/aaaa.
In caso di urgenza, può far riferimento a Nome Cognome rintracciabile all’indirizzo mail@mail.com o al numero 123 45 67 89.
Sarà mia premura ricontattarla al più presto.
Cordialmente
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